waarom de herexamenroosters zo laat online komen

Uiterlijk op 1 augustus moeten de examenroosters van de tweede zit bekendgemaakt worden, kunnen we lezen in artikel 3.4.5 van het Onderwijs- en Examenreglement (OER) van de Universiteit Antwerpen. Dat is slechts drie weken voor de start van de examenperiode, volgens sommige studenten te kort dag. Afhankelijk van de faculteit zijn de examenroosters echter vaak wat vroeger beschikbaar, ergens tussen 15 juli en 1 augustus. Nog altijd te laat om die vroegboekkorting vast te krijgen.

problematisch

Dat die data pas zo laat worden doorgegeven, is inderdaad lastig als je een reis wil plannen of op kamp wil gaan met je jeugdbeweging, maar wordt nog problematischer als je je eigen studie moet bekostigen en tijdens de zomervakantie graag zoveel mogelijk werkt. Of als je eind augustus graag een stage of cursus wil volgen. Misschien heb je maar één herkansing en zou het wel jammer zijn mocht je daarvoor de hele herexamenperiode vrij moeten houden tot je eindelijk weet wanneer je examen valt. 

Voor de meeste studenten is het echter nog belangrijker op voorhand al te kunnen inplannen hoeveel 'blok' ze voor de periode zelf nog nodig zullen hebben. Daarnaast vinden sommigen de tijd tussen de bekendmaking van de roosters en de start van de examenperiode te kort om nog examens te kunnen ruilen. Kortom, het bezorgt studenten stress en ontneemt hen soms de mogelijkheid een reis te maken in de zomervakantie of andere, academische activiteiten te ondernemen.

cowboyverhalen

Maar waarom kunnen die roosters er niet al vroeger zijn? We horen het wel vaker: "In Leuven en Gent zijn de herexamenroosters al in september beschikbaar". 'Cowboyverhalen', zo noemt Geert de Hoon, voorzitter van de Studentenraad, deze uitspraken. Even kijken naar het Onderwijs- en Examenreglement (OER) van onze zusteruniversiteiten en we merken al snel dat het gras toch niet zo veel groener is aan de overkant. Collega Anthony Longo, coördinator Onderwijs van de Studentenraad, weet ons te vertellen dat de roosters zowel aan de VUB als de KU Leuven slechts enkele weken voor de aanvang van de herexamenperiode beschikbaar zijn (cf. OER VUB art. 106 & OER KUL art. 45). Voor het groenste gras moeten we bij de UGent zijn. In artikel 54, §3 van hun OER staat namelijk dat de examenregeling voor de tweede zit voor 2018 ten laatste 18 juli moet worden meegedeeld.

Dat is opvallend vroeger dan bij ons, zeker als je bedenkt dat de deadline voor de inschrijvingen van de tweede zit aan de UAntwerpen op 15 juli valt. De studentenadministratie weet dus dan pas hoeveel studenten ze per opleidingsonderdeel kunnen verwachten, hoe groot het lokaal is dat ze moeten voorzien en, in geval van mondelinge examens, hoeveel contactmomenten de professor moet reserveren. Aan de Universiteit Gent gaat het er veel sneller aan toe, omdat gezakte studenten daar automatisch worden ingeschreven voor de tweede zit. In Gent kan men dus meteen beginnen roosteren, lokalen zoeken en puzzelen met de beschikbaarheden van de proffen. 

flexibilisering 

De keerzijde van de medaille is dat je met die automatische registratie niet weet hoeveel studenten effectief komen opdagen. Je hebt dan wel die lokalen al vastgezet voor dat specifieke examen, waardoor er voor andere examens minder speelruimte overblijft om te schuiven. Dat kan vooral bij mondelinge examens problemen geven, waar de prof dan soms uren zit te wachten op een student die niet komt. Bovendien bestaat het risico dat individuele roosters dan minder gunstig worden.

Daarnaast wordt het mogelijk ook moeilijker om rekening te houden met geïndividualiseerde trajecten. Daar ligt ook in Leuven het addertje onder het groene gras. "Zit je dus in de derde bachelor en ben je gezakt voor een derdebachelorvak en een vak dat je nog meesleept uit de eerste bachelor, dan kan het zijn dat de herexamendata van beide vakken samenvallen", legt Geert uit. Je kan dan slechts een van de examens afleggen en hierdoor kan je studievertraging oplopen.

Door even af te wachten hoeveel studenten effectief tweede zit willen doen en even de tijd te nemen om rekening te houden met individuele trajecten, kan de Universiteit Antwerpen een zo goed mogelijk rooster maken. "De afweging is dus, willen we een rooster dat er zo snel mogelijk is of een op maat gemaakt rooster dat rekening houdt met onze persoonlijke situatie?", vat Geert samen. Bovendien is ook 18 juli – de uiterlijke datum voor de bekendmaking aan UGent – nog altijd 'te laat' om je zomer te plannen. 

onderwijs of onderzoek?

Dat brengt ons bij een tweede pijnpunt. De Antwerpse studentenadministratie moet niet enkel wachten op de inschrijvingen van de studenten, maar ook op de beschikbaarheden van de professoren. Zouden zij hun data niet al (veel) vroeger kunnen doorgeven? En is zoiets niet afdwingbaar? Uiteraard zijn ook de onderzoekstaken van professoren van groot belang en moeten zij de kans hebben om naar congressen e.d. te gaan tijdens de herexamenperiode, maar anderzijds zijn hun onderwijstaken minstens even belangrijk. 

Zouden de herexamens dan niet al aan het begin van het jaar of bij de aanvang van het semester opgesteld kunnen worden? Zouden professoren hun beschikbaarheden niet dan al kunnen doorgeven en bepaalde dagen van de zomervakantie 'blokkeren' voor examens en andere dagen al op voorhand voorzien voor congressen en andere onderzoeksactiviteiten? Dan zouden we nu, na de kerstexamens, toch al zicht hebben op ons rooster. Ook de Studentenraad maakte deze denkoefening al. "We hebben het probleem aan de rector voorgelegd en hij zou op vraag van de Studentenraad bij de decanen aandringen de professoren aan te sporen hun beschikbaarheden vroeger door te geven", vertelt Geert. 

haast en spoed is zelden goed

"Voor sommige disciplines is het plannen van die congressen wel erg moeilijk en zijn die congressen ook heel belangrijk", verdedigt vicerector Onderwijs Ann De Schepper. "Je kan van een professor ook niet verwachten dat hij heel de herexamenperiode beschikbaar is. Het op tijd doorgeven van je beschikbaarheden is natuurlijk iets anders."

Maar volgens de vicerector ligt daar het echte probleem niet. "Het is organisatorisch gewoon niet mogelijk om zoiets zo ver op voorhand in te plannen", stelt De Schepper. Voor de grote schriftelijke examens zou dat misschien wel kunnen, maar het wordt lastiger bij examens waar computerlokalen voor nodig zijn of bij mondelinge examens. "Computerlokalen kan je niet overboeken zoals vliegtuigen", vergelijkt de vicerector.

De Schepper haalt daarnaast nog een ander probleem aan met halfvolle lokalen: "Als je twee grote lokalen boekt, waar uiteindelijk maar de helft voor opdaagt, heb je niet enkel te veel surveillanten opgetrommeld, maar zitten de studenten ook onhandig verspreid. Als er dan een vraag komt in het ene lokaal, moet die ook aan het andere lokaal gecommuniceerd worden." 

de gulden middenweg

"Misschien is het wel haalbaar om naar een tussensysteem te gaan, waarbij de grote, schriftelijke examens al wel vroeger worden ingepland", geeft De Schepper toe. "Maar ook dan blijft dat nadelig voor de andere studenten, want als je dan anderhalf keer het lokaal boekt dat je uiteindelijk écht nodig hebt, is er minder ruimte voor de andere examens. Het gaat niet enkel om die reserveringen: je wil de lokalen zo goed mogelijk verdelen om voor zoveel mogelijk studenten een goed rooster op te stellen."

"Maar we kunnen er wel over nadenken", stelt De Schepper ons gerust. "Voor de grote vakken aan het begin van de opleiding zouden we iets moeten kunnen doen. Ik denk dat we dat zeker moeten proberen, daar waar het curriculum het meest vast zit." Voor masteropleidingen met veel keuzevakken en later in de bachelor, waar niet meer iedereen op het modeltraject zit, is dat lastiger, maar voor het modeltraject van bachelor één kan mogelijk wat gedaan worden. Wordt vervolgd, dus.