Het is een beetje een traditie geworden aan onze universiteit, het jaarlijkse geklaag over de examenroosters. Vooral op de Stadscampus zijn studenten al enkele jaren vragende partij voor een vroegere publicatie van de examenroosters en een betere spreiding van de examens. Hoewel de uiterste publicatiedatum enkele jaren terug werd vervroegd van vijftien naar één december, blijft Universiteit Antwerpen hiermee nog steeds veel later dan UGent en KU Leuven. Bovendien stapte Universiteit Antwerpen dit jaar over op een nieuw systeem waarbij de roostering wordt geautomatiseerd en via SisA gebeurt. Een operatie die niet zonder de nodige flaters verliep …
Paniek brak uit toen op 26 november de Antwerpse rechtenstudenten vernamen dat er iets mis was gegaan met de online inschrijvingen voor de mondelinge examens. In een heuse Twitterstorm uitten verschillende studenten hun ongenoegen over deze vervelende en onduidelijke situatie. Maar wat ging er net fout?
het SisA-fiasco
Terwijl studenten hun examenrooster in vroegere tijden moesten bijeen knutselen aan de hand van allerlei primitieve roosters die ze moesten zoeken in de meest duistere hoekjes van Blackboard, zijn de examenroosters vanaf dit jaar gewoon op SisA in de kalender te vinden. Bovendien laat dit nieuwe systeem toe dat studenten zich nu via SisA zelf kunnen inschrijven voor de contactmomenten van de mondelinge examens. Je wordt dus niet meer willekeurig ingedeeld zoals dat vroeger het geval was. Volgens studentenvertegenwoordigster Anaïs Walraven werden deze veranderingen door de universiteit voorgesteld als antwoord op de verzuchtingen van de overgrote studentenmeerderheid, die jaar na jaar ijvert voor een grotere inspraak in de examenroostering. “En dat is iets wat dit systeem belichaamde”, aldus Anaïs, “studenteninspraak en eigen verantwoordelijkheid om al dan niet bij de vroege vogels te zijn om jouw examenmoment te verzilveren.”
Maar toen dit nieuwe systeem voor het eerst werd toegepast, ging het één en ander fout. Hoewel er verschillende pilotprojecten werden uitgevoerd, konden de ICT’ers van het SisA-team echter niet voorspellen dat het systeem zou crashen wanneer de inschrijvingen werden geopend voor de faculteit Rechten die de spits mocht afbijten. Omdat zoveel activiteit onmogelijk te simuleren was, werden bepaalde bugs pas ontdekt tijdens de officiele implementatie. Die bugs werden door het SisA-team meteen verholpen waardoor de inschrijvingen bij de andere faculteiten zo goed als probleemloos verliepen. Rechten was dus het kind van de rekening van de hele operatie: studenten zagen hun geprefereerde examenmomenten door de vingers glippen en de secretariaatsmedewerkers moesten in allerijl nog manuele roosters opstellen voor de Bachelor Rechten.
Naast de systeemcrash heerste er ook onvrede onder studenten met de onduidelijke communicatie over het exacte moment waarop de inschrijvingen werden geopend: was dit vanaf middernacht, vijf uur ‘s ochtends of acht uur? Een student Politieke Wetenschappen die deze vraag doorspeelde naar het secretariaat van Sociale Wetenschappen kreeg als antwoord dat je tussen middernacht en vijf uur ‘s ochtends niet kan inloggen op SisA. SisA voert namelijk elke nacht tussen middernacht en vijf uur een aantal noodzakelijke processen uit, opdat onder andere de roostering correct zou kunnen verlopen.
Toch hadden blijkbaar enkele slimme studenten zich al vanaf twaalf uur weten in te schrijven voor hun mondelinge examens, want hoewel de inlogfunctie van SisA steevast om middernacht wordt uitgeschakeld, is dat niet het geval voor het systeem zelf. Studenten die op SisA aangemeld bleven tot na middernacht konden dus erg eenvoudig het systeem ‘hacken’. Een probleem dat de ICT’ers niet hadden geanticipeerd, maar dat zich in de toekomst niet meer zal voordoen. Vanaf juli zullen studenten zich dus pas kunnen inschrijven vanaf vijf uur ’s ochtends. “Op die manier worden zo weinig mogelijk mensen benadeeld, want als je om acht uur opent, kan het immers zijn dat je geen eerlijke kans geeft aan mensen die op de bus of al in de les zitten”, zegt Patsy Schmidt, celcoördinator van de onderwijsadministratie van de faculteit Sociale Wetenschappen.
Ondanks dat er dus een paar schoonheidsfoutjes optraden, verliep de implementatie van het nieuwe systeem over het algemeen bijzonder vlot. Waarschijnlijk zal de universiteit dan ook verder blijven gaan met het nieuwe systeem, al is het mogelijk dat er nog wat zaken worden aangepast.
Krijgen we onze roosters nu vroeger?
Feit is dat de roosters op de Stadscampus veel later online staan dan op andere universiteiten of zelfs op onze eigen buitencampussen. In het Onderwijs- en Examenreglement (OER) staat dat de examenroosters op uiterst één december moeten worden gepubliceerd, terwijl studenten in Gent en Leuven al in september weten hoe hun examenperiode eruit zal zien. Dit zorgt voor heel wat onvrede, aangezien ook Antwerpse studenten het liefst zo snel mogelijk beginnen met het maken van een studieplan. Voor wie stiekem al hoopte dat het nieuwe roostersysteem dit probleem volledig zou verhelpen, hebben we ontnuchterend nieuws. Dat doet het namelijk niet. Er zit nog wat marge op, maar veel vroeger dan eind november moeten we onze roosters ook met het nieuwe systeem niet verwachten.
De late roosters zijn dan ook niet het gevolg administratieve inefficiëntie, maar eerder van de flexibele structuur van Universiteit Antwerpen zelf. Examenroosters worden aan onze universiteit pas opgesteld na 31 oktober, de dag waarop studenten die in hun bachelor of schakelprogramma zitten hun vakken definitief moeten bevestigen. Op die manier kunnen de secretariaatsmedewerkers rekening houden met ieders persoonlijke traject. Een moeilijke puzzel, waarbij ze aan zoveel mogelijk studenten tegemoet willen komen. Ook diegene die vakken moeten meenemen uit hun vorige jaren, en dat is de meerderheid.
Op buitencampussen maakt men al op voorhand de roosters om die nadien te corrigeren waar nodig. Een werkwijze die op de Stadscampus niet kan worden toegepast omdat studenten die geen modeltraject volgen daar eerder regel dan uitzondering zijn. Het nieuwe systeem zal geen wonderen verrichten. De obstakels die de secretariaatsmedewerkers dagelijks moeten overkomen in het complexe roosteringsproces zijn niet zomaar met een technisch snufje op te lossen.
Wel werd de werking van de secretariaten van de verschillende faculteiten op de Stadscampus dankzij dit nieuwe systeem gesynchroniseerd, waardoor bijvoorbeeld faculteitsoverschrijdende vakken beter gemonitord kunnen worden.
Voor Kathlijn Pittomvils, studietrajectbegeleidster voor de faculteit Letteren en Wijsbegeerte, is het duidelijk wat de prioriteiten moeten zijn. “Een systeem zoals de KU Leuven waar je bij je inschrijving een rooster krijgt waaraan je jezelf maar dient aan te passen, vinden wij niet de oplossing. De slaagkans van de studenten moet nog altijd centraal staan en die is groter als je een gebalanceerd rooster hebt met voldoende spreiding tussen de vakken. Het kan niet de bedoeling zijn dat studenten in januari moeten beslissen om bepaalde vakken uit te stellen naar tweede zit omdat ze een onmogelijke rooster hebben.”
Daarnaast maken ook de vele mondelinge examens op de Stadscampus het opstellen van de examenroosters veel complexer dan in Gent, Leuven en op de buitencampussen, waar er minder mondelinge examens worden afgelegd. Bij de planning van mondelinge examens moet immers niet enkel rekening worden gehouden met de kalenders van de studenten, maar ook met die van de proffen. Als er zoals bij sommige rechtenvakken zo’n honderden studenten staan ingeschreven voor hetzelfde mondelinge examen, moet dit examen al over een hele week verspreid worden aangezien een professor maar veertig à vijftig studenten op een dag kan inplannen.
Ondanks dat er vaak een zweem van utopie rond de examenroosters van andere universiteiten hangt, hoorden we van de studentenvertegenwoordigers dat ook die in Leuven en Gent met heel wat problemen in hun systeem te maken hebben. Ook daar is er een hele groep studenten die het niet eens is met de huidige gang van zaken. Bovendien is het maar de vraag of we wel echt beter gediend zijn met afstuderende juristen die tijdens hun studie amper op hun retorische bekwaamheid werden getest.
Wat voor problemen kunnen we nog verwachten?
Dat de examenroosters vanaf heden in onze SisA-kalender verschijnen, kunnen we alleen maar toejuichen. Dat door de nieuwe werking ook de verschillende secretariaten beter op elkaar afgesteld zijn, is een plus. Hoewel het onwaarschijnlijk is dat er in de volgende examenperiodes opnieuw een major bug zal zijn, is het voorlopig nog moeilijk in te schatten wat voor problemen er wel de kop op zullen steken als gevolg van het nieuwe systeem. Zo is het maar de vraag of in het nieuwe systeem de menselijkheid niet verloren zal gaan die zo lovenswaardig was aan de studentensecretariaten waar nog ambachtelijk werd gewerkt. Volgens de secretariaatsmedewerkers zelf blijven ze alvast nog steeds beschikbaar voor mensen met klachten of problemen. Hun onophoudelijke inzet is echter niet waar het schoentje knelt.
Dankzij het nieuwe systeem mogen studenten nu zelf al kiezen voor welke contactmomenten ze zich willen inschrijven voor hun mondelinge examens. Een verbetering, dat wel, maar wel één waar de nodige bedenkingen bij moeten worden geformuleerd. Zo kan je je afvragen of studenten die reeds zelf hun ideale rooster hebben mogen samenstellen wel bereid zijn om hun contactmomenten nog te ruilen met noodlijdende medestudenten. Hoewel ruilen technisch gezien nog mogelijk is als het via het secretariaat verloopt, kan je verwachten dat de algemene bereidwilligheid om te ruilen groter is in een systeem waar studenten willekeurig een contactmoment krijgen toebedeeld. Op tijd aanmelden is dus de boodschap!