Iedereen die het afgelopen semester niet gemerkt heeft dat er op zijn onderwijssecretariaat hard gewerkt wordt, moet wel van een andere planeet komen. Rinkelende telefoons, druk e-mailverkeer en hordes studenten – ieder met een hyperindividueel studietraject – maken van de onderwijssecretariaten bijenkorven van bedrijvigheid.
“Wat is er aan de hand?” vroegen wij aan Raymond Coppens (Faculteit Rechten), Myriam Demeulenaere (Faculteit Letteren en Wijsbegeerte) en Marie-Jeanne Criel (Faculteit TEW), die respectievelijk 33, 33 en 32 jaar aan onze universiteit meedraaien. Het is hun taak om te zorgen voor een vlot verloop van alles wat met onderwijsadministratie te maken heeft: het verwerken van keuzeformulieren en studieprogramma’s, het opstellen van collegeroosters, het in elkaar knutselen van de examenregeling, het voorbereiden van deliberaties en het maken van diploma’s en attesten. Sinds de BaMa-hervormingen is de druk op de schouders van de onderwijssecretariaten enkel toegenomen, zo blijkt.
Raymond Coppens Eigenlijk hebben twee onderwijsrevoluties elkaar snel opgevolgd: bovenop de BaMa-structuur is er nog eens de flexibilisering gekomen. Iedereen heeft nu zijn eigen programma, dat vaak ook een geïndividualiseerd traject (GT) is. Dat leidt tot een heel andere manier van werken dan wanneer alle studenten hetzelfde programma hebben. Niemand kon vooraf inschatten welke gevolgen dit concreet zou hebben.
Het universitair bestuur heeft bij het invoeren van al die hervormingen niet gedacht aan de administratieve gevolgen?
Myriam Demeulenaere (lacht) Wij alleszins wel.
Marie-Jeanne Criel Ik zou dat nuanceren. Vooraf had ik veel vragen, maar ik had nooit gedacht dat het zo ingrijpend zou worden. Het is bijzonder stroef werken.
Demeulenaere (lacht)Je moet rekenen dat we het werk doen voor de bachelors, voor de uitdovende licenties en voor de ManaMa’s. In mijn faculteit gaat het ook nog eens over drie opleidingen – Geschiedenis, Taal- en Letterkunde en Filosofie – die in feite niets met elkaar gemeen hebben.
Criel En dan vergeet je de Erasmusstudenten nog. Bij TEW hebben we gemiddeld 130 uitgaande en minstens even veel inkomende studenten. Het betreft heel specifieke studieprogramma’s die individueel verwerkt moeten worden en bovendien loopt de communicatie met het buitenland niet altijd van een leien dakje.
Coppens Door die individuele trajecten zijn we eigenlijk teruggegaan naar de middeleeuwen. De manuele inbreng is terug sterk toegenomen, wat meer controles noodzakelijk maakt.
Maar gaat het dan niet vooral om kinderziekten die na verloop van tijd verholpen zullen zijn?
Coppens Aangezien ons huidig computersysteem niet langer beantwoordt aan de verwachtingen om de informatie soepel te verwerken, komt er een nieuw systeem. Dat zal wel iets opvangen, maar of dit de werkdruk daadwerkelijk zal verminderen blijft nog een open vraag.
Demeulenaere (lacht)Steeds minder mensen zullen een modeltraject volgen. Je zal hoe langer hoe meer studenten individueel moeten opvolgen en dat vergt veel tijd.
Criel Vergeet ook niet dat de opleidingen zelf niet stilstaan: men evalueert en past programma’s aan. Dat heeft gevolgen voor ons: we zitten voortdurend met overgangsmaatregelen. We moeten dossier per dossier bekijken wat de student al gedaan heeft en welke vakken hij of zij nog moet afleggen om te kunnen afstuderen.
De hervormingen hebben ook heel wat extra regels en wetten met zich meegebracht.
Demeulenaere (lacht)Ieder jaar brengt iets nieuws en dan moeten wij mee. Zo werd de student dit jaar op een andere manier ingeschreven dan vorig jaar en wellicht wordt het volgend jaar weer anders. Er zijn voor de studenten van het diplomajaar twee deliberaties: één over hun laatste jaar en dan nog één over het geheel van hun opleiding, voor de graadbepaling. Dat heeft dus weer gevolgen voor het verloop van de deliberaties.
Criel De regelgeving vanuit de overheid is in de loop van de jaren ook steeds stringenter geworden. Het examenreglement is bijvoorbeeld in omvang verdubbeld.
Demeulenaere (lacht)Voor men reglementen invoert, zou men toch beter eens toetsen of alles wel haalbaar is met de huidige bestaffing. Als bij wonder is het tot nu steeds gelukt alles rond te krijgen, maar de vraag is of dit ook zo zal blijven.
Criel Een theoretische regel is nog iets anders dan de praktische uitwerking. Dikwijls worden theorieën uitgewerkt door mensen die de werkvloer niet voldoende kennen, met alle gevolgen vandien.
Door die individuele trajecten zijn we eigenlijk teruggegaan naar de middeleeuwen.
Hebben jullie dan geen inspraak?
Demeulenaere (lacht)Wij komen van ex-UFSIA en dat was kleinschalig. Als er veranderingen op touw stonden, dan werden de facultaire onderwijsadministraties bij elkaar geroepen en was er overleg. Op die manier hadden we ook wat inspraak in de algemene aanpak en in wat al dan niet kon. In de hogere bestuursorganen die onmiddellijk voor ons van belang zijn, zetelen nu enkel academici en mensen van de centrale administratie; de facultaire onderwijsadministratie is niet vertegenwoordigd. Alleen in de Stuurgroep Studieloopbaanbegeleiding zijn we opgenomen: deze is enkel adviserend en behandelt slechts een onderdeel van de studentenadministratie.
Is de werkdruk voor de academici ook niet verhoogd?
Demeulenaere (lacht)Zeker, ook zij hebben het zwaarder. Vooral de taken van de studiebegeleiders zijn niet niks. Je moet weten dat het hen uiteindelijk carrièrematig weinig bijbrengt. Deze opdracht is slechts tijdelijk en om de zoveel tijd moet er een nieuw iemand ingewerkt worden. Dit betekent telkens opnieuw een verlies aan expertise.
Een heikel punt voor de studenten zijn de examenroosters. Hoe komt het dat die zo laat worden bekend gemaakt?
Criel Sorry, maar in het examenreglement staat heel duidelijk tegen wanneer de regeling gepubliceerd moet worden. Ik ben er van overtuigd dat op de Stadscampus geen enkele faculteit die datum heeft overschreden.
Oké, maar jullie kunnen toch niet ontkennen dat de regelingen op het laatste nippertje en met de nodige stress gepubliceerd zijn?
Demeulenaere (lacht)Ik weet dat die examenregelingen gevoelig liggen bij studenten, maar jullie moeten begrijpen dat we met veel factoren rekening moeten houden.
Criel In TEW zijn er heel veel schriftelijke examens en alle studenten moeten die op hetzelfde moment afleggen. Dat zorgt voor logistieke problemen, aangezien je op hetzelfde moment meerdere grote lokalen nodig hebt die vaak niet vrij zijn.
Coppens De professoren moeten die examens ook nog kunnen nakijken en vragen daarom om ze zo vroeg mogelijk in de zittijd te plaatsen. Hierdoor volgen ze snel op elkaar.
Demeulenaere (lacht)De keuzevakken die jullie in andere opleidingen volgen, maken het er ook niet gemakkelijker op. We moeten voortdurend overleggen met andere faculteiten, die dus mee onze examenregelingen bepalen. Bovendien moeten we ook rekening houden met het werkschema van de professoren: vaak geven ze les aan andere faculteiten of zelfs aan andere instellingen.
Criel En dan zijn er de geïndividualiseerde trajecten. Vroeger maakten we roosters op basis van de verschillende studiejaren; nu volgen sommige studenten vakken van het eerste, het tweede én het derde jaar. Ze hebben soms vier examens op vijf dagen. We beseffen dat dat heel zwaar is en daarom zoeken we in overleg met de betrokken professoren – indien mogelijk – naar een gepaste oplossing.
Coppens Ik kan de studenten alleen maar aanraden om bij het samenstellen van een GT zeer zorgvuldig te werk te gaan en ervoor te zorgen dat het haalbaar blijft. Wij beoordelen het studieprogramma op het aantal studiepunten. De studenten moeten zelf opletten dat ze het zo plannen dat ze niet al hun examens in januari hebben of te veel zware vakken in één semester zetten.
Jullie hebben enorm veel werk doordat jullie al die individuele programma’s moeten verwerken. Is er iets wat studenten kunnen doen om jullie werk wat gemakkelijker te maken?
Criel Indien niet alle studenten hun studieprogramma tijdig inleveren of er slordig mee omgaan, maakt dat het werk extra zwaar en leidt dit tot vertraging. We kunnen de examenregeling vroeger uithangen, maar dan klopt er vanalles niet vermits er nog veel onverwerkte gegevens zijn. Jullie kunnen van ons niet verwachten dat we vroeger klaar zijn als jullie zelf te laat zijn. Een student heeft rechten maar ook plichten.
Demeulenaere (lacht)En degenen die wel correct geweest zijn, worden daardoor natuurlijk ook benadeeld.
Zou meer personeel geen goede oplossing zijn?
Demeulenaere (lacht)Alles moet gebeuren in oktober en november: daar zitten we echt met een bottleneck. Wij moeten veel te veel verwerken op korte tijd en de bezetting is inderdaad niet ruim. De meeste collega’s van mijn onderwijssecretariaat werken deeltijds, wat soms zijn repercussies heeft op een efficiënte taakverdeling. Extra personeel zou fantastisch zijn, maar daar hangt een serieus prijskaartje aan vast.
En wie beslist er over de financiën?
Coppens Dat is een zaak van de hogere beleidsorganen.
Criel Momenteel worden de collega’s die met pensioen gaan niet automatisch meer vervangen, wat wil zeggen dat het administratief personeel uiteindelijk vermindert!
Coppens Vice-rector Joke Denekens heeft wel oren naar onze klachten, maar ze kan geen toegevingen doen omdat de nodige financiële ruimte ontbreekt.
Demeulenaere (lacht) We vinden het een uitdaging om alles vlot te doen verlopen en we willen ook het beste voor de studenten. Niettegenstaande al onze inspanningen is het nu voor de eerste keer zo dat we niet meer zeker zijn of we alles onder controle hebben en dat is behoorlijk benauwend. Het is momenteel niet evident om even gemotiveerd te blijven. En mag er ook wat arbeidsvreugde zijn?
Het water staat jullie aan de lippen.
Criel Het onderwijssecretariaat TEW telt zes personeelsleden. We krijgen voortdurend telefoons en mails, we moeten vragen van studenten beantwoorden en ondertussen zitten we met die deadlines. Proffen die het secretariaat binnenwandelen zeggen soms dat ze het bij ons geen uur zouden uithouden. In die hectische toestand zitten wij elke dag! Uiteindelijk doen we ons werk voor jullie. We krijgen het niet over ons hart om alles in de war te laten lopen, omdat we vinden dat jullie niet de dupe mogen worden van onze problemen. Het doet dan ook deugd wanneer we op het einde van het academiejaar bedankt worden voor onze inzet.